Формальное письмо на английском языке, правила написания и структура

Только на первый взгляд вопрос «как писать формальное письмо» кажется страшным. Если лучше вникнуть в суть, то становится понятно, что написать деловое письмо на английском языке — задача достаточно простая.
Формальное письмо на английском понадобится Вам при приеме на работу, налаживании рабочих связей и партнерских отношений. Даже человек, владеющий иностранным языком на среднем уровне, сможет без труда его написать. Необходимо знать ключевые правила написания и общую схему. Нельзя использовать витиеватые фразы со скрытым смыслом, метафоры и эвфемизмы. Писать нужно как можно более кратко и понятно. Получатель должен взять в руки лист, опустить взгляд и сразу же понять, чего Вы от него хотите. Умение правильно писать деловые послания — один из важнейших навыков в сфере бизнеса.

Структура. Начало.

У посланий такого типа имеется определенная структура и правила написания. Первое, что важно и необходимо помнить – отсутствие лишних знаков препинания (открытая пунктуация). Второе – все абзацы пишутся без красных строк. Третье – недопустимо использование сокращений (You’re, can’t…). А самое главное правило – послание должно быть кратким и лаконичным, но содержательным.

Схематично начало можно изобразить так:
Дата отправления
Имя адресата
Должность адресата
Название компании
Адрес расположения компании

Стоит обратить внимание, что нет никаких знаков препинания. Не нужно ставить ни точек, ни запятых. Вместо них используется перенос на последующую строку.

Дата в разных странах может иметь разное написание. Во многих странах формат написания даты: число/месяц/год (18 March 2014). Но есть страны, в которых встречается написание в формате: месяц/число/год (March 18, 2014), и после числа нужна запятая. Месяц лучше прописать текстом во избежание появления недопониманий.

Имя получателя указывается в том формате, в котором он сам подписывает свои письма. То есть, если человек подписывается как John Smith, то не стоит писать Mr J Smith и тому подобное.

Также в начале указываются и специальные пометки, указывающие, к примеру, на конфиденциальность письма. Пишутся чаще всего заглавными буквами (CONFIDENTIAL).

Основная часть.

Как известно, любое послание начинается с обращения к адресату или приветствия.

Формальное письмо на английском не становится исключением. Начать можно несколькими способами:

• Dear Sir or Madam – если Вам не известен пол;
• Dear Mr/Ms Marshman – при отсутствии очень близкого знакомства и дружеских отношений;
• Dear John Marshman – если отношения с получателем близкие партнерские или дружеские;
• Dear Sirs – обращение к компании людей;
• Dear Gentlemen – обращение к двум и более лицам мужского пола;
• Dear Valued Customer – стандартное обращение к клиенту;
• Dear General Manager (CEO) – генеральный директор;
• Dear Dr. Marshman — если известен титул или специальный статус.

Если в начале вместе с адресом организации было указано и имя получателя, то и приветствие должно быть личным.
Обращаясь к женщине, стоит писать Ms, но только тогда, когда она сама не просила писать Mrs или Miss (Ms – универсальное обращение к замужним и к свободным женщинам).
Далее следует строчка, называемая заголовком и отражающая главную тему послания. Как правило, она пишется заглавными буквами (можно использовать подчеркивание) через строку после приветствия.

Основную часть нужно разбивать на короткие, но содержательные и понятные абзацы. Человек должен прочесть послание за максимально короткий промежуток времени, но при этом понять все, что Вы хотели до него донести. Если Вы пришлете адресату несколько страниц, заполненных текстом вплотную, то они сейчас же в мусорной корзине получателя, так и не будучи прочтенными. Пишите кратко и по делу. В основной части обязательно должна присутствовать правильная пунктуация.

Заключение.

Концовка состоит из вежливой прощальной фразы, имени адресанта, его должности и дополнений. Часто используемые финальные фразы: «Yours faithfully» (пишется, когда имя получателя неизвестно) и «Yours sincerely» (пишется при личном обращении). Имя адресанта пишется через 4-5 строк после концовки. Писать его можно как полностью заглавными буквами, так и использовать их в начале слова. Если отправитель мужского пола, то приписка «Mr» не используется. Но если послание отправляет женщина, то после имени нужно написать в скобках (Ms/Mrs).

Когда вместо адресанта письмо должно подписать стороннее лицо, перед именем пишут pp (per procurationem) – от имени кого-либо, или for. Должность адресанта указывается на последующей строке после имени. Далее следуют дополнительные пометки о вложениях или копиях. Как правило, о наличии вложений свидетельствует пометка Enc (Encs) через строку после должности. Если требуется переслать копии письма стороннему лицу, то должны присутствовать пометки cc (courtesy copy или copy circulated) или Copy, за которыми следует имя получателя копии и должность. Если таковых несколько, то необходимо их перечислить в алфавитном порядке. В случае нежелания адресанта ставить получателя в известность о том, что третьи лица будут иметь копии, используют условное обозначение bcc (blind courtesy copy). Его не пишут на оригинале, который получит адресат, а исключительно на копиях.
Бизнес-партнеры и работодатели будут оценивать не только текст, но и бумагу, на которой Вы пишете, и конверт, в котором пришлете письмо. А значит недопустимо наличие пятен и помятостей, неаккуратных и рваных краев. Важно проверить письмо на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Стиль написания должен быть понятным, лаконичным, официальным. Все это мелочи, но они имеют такое же значение, как и костюм, в котором Вы придете на совещание. Если он будет помятым и несвежим, то и всерьез Вас никто не воспримет.

Написать формальное письмо на английском – не трудная задача. Но вот небольшой список фраз-помощников для максимального облегчения этой задачи:
We would like to inform you that… – хотим уведомить Вас о том, что…;
We guarantee fulfillment of our obligations under the contract — мы гарантируем выполнение своих обязательств по договору;
I would like to schedule a meeting for a business dinner — хотелось бы назначить вам встречу за деловым ужином;
We would like to sign a contract of cooperation as soon as possible — мы хотели бы как можно скорее подписать контракт о сотрудничестве;
We will wait for you in the office at (time) — будем ждать вас в офисе в (время);
It was decided to take on your place another employee, because — было решено взять на Ваше место другого сотрудника, потому что;
We are forced to refuse you, because — мы вынуждены отказать Вам, потому что;
We will gladly employ such a qualified employee — мы с удовольствием примем на работу такого квалифицированного сотрудника;
We guarantee the delivery of goods in the near future and we apologize for the delay — гарантируем поставку товара в ближайшее время и просим прощения за задержку;
I enclose a copy of the signed contract to the letter — копию подписанного договора прилагаю к письму.

Пример делового (формального) письма.